Externaliser votre courrier sortant
Impression, mise sous pli, affranchissement, dépôt : le courrier sortant mobilise du temps, du personnel et du matériel. En le confiant à un prestataire, vous accédez à des tarifs postaux préférentiels, vous gagnez en traçabilité et vos équipes se concentrent sur leur cœur de métier.
Qu’est-ce que l’externalisation du courrier sortant ?
Externaliser son courrier sortant, c’est confier à un prestataire spécialisé toute la chaîne d’envoi : impression, mise sous pli, affranchissement et remise à La Poste. On parle aussi de courrier hybride : le document part de votre ordinateur sous forme numérique et arrive chez le destinataire sur papier.
Factures, relances, bulletins de paie, courriers administratifs, recommandés : la plupart des envois réguliers peuvent être externalisés.
Pourquoi externaliser votre courrier ?
- des tarifs postaux préférentiels, grâce aux volumes regroupés par le prestataire
- moins de matériel et de consommables : imprimantes, papier, enveloppes, machines à affranchir
- moins de temps passé par vos équipes sur l’envoi
- une traçabilité de chaque envoi
- un archivage de vos documents, dont la durée varie selon les prestataires
- des équipes recentrées sur leur cœur de métier
Avant / après l’externalisation
Comment mettre en place l’externalisation ?
Simple à mettre en place, l’externalisation peut se faire progressivement, service par service.
- Identifier les flux à externaliser
Repérez les envois réguliers et volumineux : factures, relances, courriers RH, envois en nombre.
- Choisir un prestataire
Comparez les options proposées : types d’envois (lettre simple, recommandé), délais, suivi, durée d’archivage, intégration à vos logiciels.
- Générer vos documents en PDF
Au lieu d’imprimer, vous transmettez vos documents numériques au prestataire, depuis une plateforme en ligne ou directement depuis vos logiciels.
- Suivre vos envois
Le prestataire imprime, met sous pli, affranchit et dépose le courrier. Vous suivez chaque envoi et retrouvez vos documents archivés.
Plusieurs solutions existent sur le marché, comme ABPost Connect, la solution d’externalisation du courrier d’ABPost Solutions.
Externalisation et facture électronique
Avec la réforme de la facturation électronique, l’envoi de factures papier entre entreprises va progressivement disparaître : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et l’émission deviendra obligatoire pour les PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027.
C’est le bon moment pour repenser l’ensemble de vos envois : factures électroniques d’un côté, courrier externalisé de l’autre (relances, courriers administratifs, recommandés, envois aux particuliers). Un même partenaire peut vous accompagner sur les deux.
Garder une partie du courrier en interne
L’externalisation n’empêche pas de conserver un traitement interne pour les envois urgents ou ponctuels. Pour ces courriers, équipez-vous de enveloppes pour machine de mise sous pli et de cartouches et étiquettes pour machine à affranchir.
FAQ — Externaliser son courrier
Quels courriers peut-on externaliser ?
La plupart des envois réguliers : factures, relances, bulletins de paie, courriers administratifs, envois en nombre et, selon les prestataires, lettres recommandées.
L’externalisation est-elle adaptée aux petites entreprises ?
Oui : on
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