Combien de temps conserver les documents d'entreprise ?
Factures, bulletins de paie, contrats, preuves de dépôt de recommandés… À l’approche de la clôture de l’exercice, la question revient chaque année : que faut-il garder, et que peut-on enfin détruire ? Les durées de conservation sont fixées par la loi et varient selon le type de document. Voici les principales à connaître et nos conseils pour organiser vos archives.
Pourquoi conserver ses documents ?
Chaque document de l’entreprise peut servir de preuve : lors d’un contrôle fiscal ou URSSAF, d’un litige avec un client ou un fournisseur, ou d’une réclamation d’un ancien salarié. La loi fixe donc pour chaque catégorie une durée minimale de conservation, qui correspond le plus souvent au délai pendant lequel l’administration ou un tiers peut agir contre vous.
Ces durées sont des minimums. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, sauf ceux qui contiennent des données personnelles, qui ne doivent pas être conservées au-delà de ce qui est nécessaire.
Les durées à connaître
| Document | Durée minimale |
|---|---|
| Livres et registres comptables (journal, grand livre…) | 10 ans après la clôture de l’exercice |
| Pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande et de livraison) | 10 ans après la clôture de l’exercice |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans après la clôture de l’exercice |
| Documents fiscaux (impôt sur les sociétés, TVA, CFE…) | 6 ans |
| Contrats et correspondance commerciale | 5 ans |
| Documents bancaires (relevés, talons de chèques) | 5 ans |
| Bulletins de paie (double conservé par l’employeur) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans après le départ du salarié |
| Contrats de travail, soldes de tout compte | 5 ans |
| Cotisations sociales | 3 ans |
| Statuts de la société | 5 ans après la dissolution ou la radiation |
| Contrats d’achat ou de vente immobilière | 30 ans |
Durées issues du Code de commerce, du Code du travail, du Code civil et du Livre des procédures fiscales. En cas de fraude ou d’activité non déclarée, l’administration fiscale peut remonter jusqu’à 10 ans.
Et vos preuves d’envoi recommandé ?
Une preuve de dépôt ou un avis de réception n’a pas de durée propre : il se conserve aussi longtemps que le document qu’il accompagne. La preuve d’envoi d’une mise en demeure suit donc la durée du contrat ou de la créance concernée, celle d’une lettre de licenciement celle du dossier du salarié.
Organiser ses archives papier en 5 étapes
- Trier par catégorie
Comptabilité, fiscal, social, juridique, commercial : chaque famille a sa durée de conservation.
- Ranger par exercice
Une boîte par catégorie et par année facilite les recherches et les destructions.
- Étiqueter chaque boîte
Indiquez la catégorie, l’exercice et l’année à partir de laquelle la boîte pourra être détruite.
- Stocker au sec
Choisissez un local sec, à l’abri de la lumière et de l’humidité, accessible aux seules personnes autorisées.
- Détruire en toute sécurité
Une fois la durée écoulée, passez les documents au destructeur ou confiez-les à un prestataire spécialisé, surtout s’ils contiennent des données personnelles.
Procourrier vous accompagne
Nos boîtes à archives en carton résistant accueillent vos documents au format A4, vendues par lot de 25, livrées en 24 h et avec livraison offerte dès 99 € HT :
- Boîte à archives dos 100 mm : pour les dossiers courants et les classements par mois
- Boîte à archives dos 150 mm : pour les gros volumes, comme une année de factures
FAQ — Conservation des documents
Combien de temps garder les factures ?
10 ans à compter de la clôture de l’exercice, comme toutes les pièces justificatives comptables.
Combien de temps garder les bulletins de paie ?
L’employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.
Peut-on garder ses documents plus longtemps ?
Oui, ces durées sont des minimums. Seuls les documents contenant des données personnelles ne doivent pas être conservés au-delà de ce qui est nécessaire.
Peut-on archiver ses documents sous forme numérique ?
Oui, dans de nombreux cas, à condition de garantir que la copie est fidèle et durable. Pour les documents sensibles, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable.
All comments